디지털 도구를 자동화하는 Zapier 활용법

 

오늘날 우리는 다양한 디지털 도구를 통해 업무를 처리하며, 이로 인해 업무의 효율성을 극대화하려고 다양한 플랫폼을 활용합니다. 하지만 이러한 도구들 간의 데이터를 수동으로 연동하는 작업은 상당한 시간과 노력을 필요로 하며, 때로는 실수로 인한 오류가 발생할 수 있습니다. Zapier와 같은 자동화 도구는 이러한 문제를 해결하기 위해 탄생한 도구로, 여러 애플리케이션을 연결하여 반복적인 업무를 자동으로 처리할 수 있습니다. 이를 통해 사용자들은 중요한 업무에 더 집중할 수 있으며, 업무 프로세스의 효율성을 극대화할 수 있습니다. 이번 글에서는 Zapier를 활용해 다양한 디지털 도구를 자동화하는 방법과 구체적인 사용법을 소개하고자 합니다.

Zapier란 무엇인가?

Zapier는 서로 다른 애플리케이션 간의 자동화된 작업을 가능하게 해주는 서비스로, 다양한 애플리케이션 간 데이터를 연동하고 자동화된 워크플로우를 설정할 수 있습니다. 사용자는 수작업으로 처리해야 하는 단순한 작업을 자동화할 수 있으며, 이를 통해 반복적인 작업을 줄이고 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. Zapier는 트리거(Trigger)와 액션(Action)이라는 개념을 바탕으로 작업을 자동화하는데, 트리거는 특정 이벤트가 발생할 때 실행되고, 그에 따라 액션이 자동으로 이루어지는 구조입니다.

Zap의 구조

1. 트리거 (Trigger): 특정 조건이 충족되었을 때 Zap이 실행되는 기준을 의미합니다. 예를 들어 "새로운 이메일이 도착했을 때"가 트리거가 될 수 있습니다. 이는 Zapier가 자동화 작업을 시작하는 신호로 작용합니다.
2. 액션 (Action): 트리거가 발생하면 Zapier가 자동으로 수행하는 작업입니다. 예를 들어 "새 이메일이 도착하면 이를 Google Sheets에 자동으로 기록한다"와 같은 작업이 이에 해당됩니다. 이러한 방식으로 다양한 업무를 자동화할 수 있습니다.

Zapier는 이처럼 트리거와 액션의 간단한 구조로 구성되어 있어, 비전문가도 손쉽게 복잡한 업무를 자동화할 수 있는 매우 직관적인 도구입니다.

Zapier로 자동화할 수 있는 대표적인 도구들

Zapier는 5,000개 이상의 애플리케이션과 연동이 가능하며, 이를 통해 수많은 작업 흐름을 자동화할 수 있습니다. 이 섹션에서는 Zapier와 연동할 수 있는 대표적인 도구들에 대해 알아보겠습니다.

Gmail

Gmail은 거의 모든 비즈니스에서 필수적으로 사용되는 이메일 서비스입니다. Zapier와 Gmail을 연결하면, 새로운 이메일이 도착했을 때 자동으로 특정 작업을 실행하도록 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 이메일이 도착하면 Google Sheets에 데이터를 기록하거나, 이메일의 내용을 바탕으로 Slack 채널에 알림을 보낼 수 있습니다. 이를 통해 이메일을 일일이 확인하지 않고도 중요한 정보를 실시간으로 받아볼 수 있습니다.

Google Sheets

Google Sheets는 데이터를 저장하고 분석하는 데 자주 사용되는 스프레드시트 도구입니다. Zapier를 통해 Gmail에서 받은 정보를 자동으로 Google Sheets에 기록하거나, 특정 이벤트가 발생하면 시트에 있는 데이터를 불러와 다른 작업을 수행하는 등의 자동화 작업이 가능합니다. 예를 들어, 폼 제출 시 자동으로 시트에 데이터를 저장하는 프로세스를 설정할 수 있습니다.

Slack

Slack은 팀 협업 도구로 많이 사용되며, Zapier와 연동하여 더 효율적으로 팀 커뮤니케이션을 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 Trello 카드가 생성되면 Slack에서 자동으로 알림을 받거나, Gmail로부터 특정 이메일이 오면 Slack 채널에 자동으로 메시지를 보낼 수 있습니다. 이를 통해 팀원들과의 소통을 더욱 원활하게 할 수 있습니다.

Trello

Trello는 프로젝트 관리 도구로 널리 사용되며, Zapier와 연동해 다양한 작업을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, Google Forms로부터 새로운 응답이 제출되면 자동으로 Trello 카드가 생성되거나, Gmail로부터 특정 이메일을 받으면 관련 작업을 Trello에 자동으로 추가할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리가 더욱 체계적으로 이루어질 수 있습니다.

Google Calendar

Google Calendar는 일정 관리에 필수적인 도구로, Zapier와 연동하면 일정 관련 작업을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 이벤트가 추가될 때 Slack 채널에 알림을 보내거나, 특정 이벤트가 다가오면 자동으로 이메일 알림을 보낼 수 있습니다. 이를 통해 중요한 일정이나 약속을 놓치지 않고 효율적으로 관리할 수 있습니다.

Zapier 사용법

Zapier를 활용해 간단한 자동화를 설정하는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.

1. Zapier 계정 생성 및 로그인

먼저, Zapier 웹사이트에서 무료 계정을 생성하고 로그인합니다. 무료 계정으로도 여러 애플리케이션 간의 기본적인 자동화 작업을 수행할 수 있지만, 더 많은 작업을 자동화하고 고급 기능을 사용하기 위해서는 유료 플랜으로 업그레이드할 수 있습니다.

2. Zap 생성하기

로그인 후 대시보드에서 Create a Zap 버튼을 클릭해 새로운 Zap을 생성합니다. 이때, Zap의 트리거와 액션을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, Gmail에서 새로운 이메일을 받으면 이를 Google Sheets에 기록하는 자동화를 설정할 수 있습니다.

3. 트리거 앱 선택

자동화 작업의 시작을 의미하는 트리거 앱을 선택합니다. 예를 들어, Gmail을 트리거 앱으로 선택한 후 "새로운 이메일이 도착했을 때"와 같은 조건을 설정할 수 있습니다.

4. 액션 앱 설정

트리거가 발생하면 실행될 액션을 설정합니다. 예를 들어, Google Sheets를 액션 앱으로 선택하고, 새로운 이메일을 받을 때마다 자동으로 시트에 데이터를 추가하도록 설정할 수 있습니다.

5. Zap 실행 및 테스트

모든 설정이 완료되면 Zap을 실행하고 테스트를 진행합니다. 테스트가 성공적으로 완료되면 Zap이 활성화되며, 설정된 조건에 따라 자동으로 작업이 실행됩니다.

Zapier로 자동화할 수 있는 실전 예시

다양한 애플리케이션을 사용하는 과정에서 Zapier를 이용해 설정할 수 있는 자동화의 실전 예시를 살펴보겠습니다.

고객 문의 자동화

Gmail에서 고객 문의 이메일을 받으면, Zapier를 통해 이를 자동으로 Google Sheets에 기록하고, Slack 채널에 알림을 보낸 후, 관련 작업을 Trello에 생성할 수 있습니다. 이를 통해 모든 팀원이 실시간으로 고객 문의 사항을 파악하고 신속하게 대응할 수 있습니다.

소셜 미디어 포스팅 자동화

새로운 블로그 게시글을 작성할 때마다 Zapier를 통해 해당 게시글을 Facebook, Twitter와 같은 여러 소셜 미디어 플랫폼에 자동으로 공유할 수 있습니다. 이를 통해 각 플랫폼에 수작업으로 게시할 필요 없이 손쉽게 소셜 미디어 홍보를 진행할 수 있습니다.

일정 및 프로젝트 관리 자동화

Google Calendar에서 새로운 이벤트가 추가되면, 이를 기반으로 Trello나 Asana와 같은 프로젝트 관리 도구에 관련 작업을 자동으로 생성할 수 있습니다. 또한, 관련 작업에 대한 알림을 Slack 채널로 보내 팀원들에게 실시간으로 전달할 수 있습니다.

이메일 마케팅 자동화

Mailchimp와 같은 이메일 마케팅 도구를 Zapier와 연동하면, 새로운 구독자가 등록될 때마다 자동으로 환영 이메일을 발송하거나, 특정 캠페인에 참여한 사람들의 정보를 CRM 시스템에 자동으로 업데이트할 수 있습니다. 이를 통해 이메일 마케팅 활동을 더 효율적으로 관리할 수 있습니다.

Zapier로 효율적인 자동화를 구현하는 팁

1. 작은 작업부터 시작하기: 처음부터 복잡한 작업을 설정하기보다는, 간단한 자동화 작업부터 시작하여 점차 확장해 나가는 것이 좋습니다. 작은 성공을 통해 Zapier의 구조와 가능성을 더 잘 이해할 수 있습니다.
2. Zap의 실행 주기 확인하기: 무료 플랜에서는 Zap이 15분 간격으로 실행되므로, 시간에 민감한 작업의 경우 유료 플랜을 이용해 1분 간격으로 실행할 수 있는 옵션을 고려해보세요.
3. 다중 스텝 Zap 설정: 한 개의 트리거로 여러 개의 액션을 실행하는 다중 스텝 Zap을 활용하면, 복잡한 업무 흐름도 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 여러 애플리케이션 간의 연계 작업이 더욱 간편해집니다.
4. 필터 기능 활용: 트리거가 발생했을 때 조건에 따라 액션을 실행할 수 있는 필터 기능을 활용하면, 보다 정교한 자동화를 설정할 수 있습니다. 이를 통해 불필요한 작업을 줄이고, 중요한 작업에만 자동화 기능을 적용할 수 있습니다.
5. 템플릿 활용: Zapier에는 다양한 자동화 템플릿이 제공되므로, 이를 적극적으로 활용하면 보다 손쉽게 자동화를 설정할 수 있습니다. 이미 설정된 템플릿을 활용하면 시간과 노력을 크게 절약할 수 있습니다.

결론

Zapier는 다양한 디지털 도구들을 자동화하는 데 있어 매우 유용한 서비스입니다. 트리거와 액션을 기반으로 하는 간단한 구조 덕분에 누구나 손쉽게 다양한 업무를 자동화할 수 있으며, 이를 통해 반복적인 작업에 소요되는 시간을 절약하고 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. Gmail, Slack, Trello, Google Sheets 등 다양한 도구들과 연동할 수 있는 Zapier를 통해 업무 프로세스를 최적화하고 효율성을 극대화해 보세요.